Protokollinformationen sind noch vorläufig! - Implementierung der neuen Fachsoftware comp.ASS 21 im Fachdienst Arbeit   

Fachdienstleiterin (im Folgenden werden männliche und weibliche Fachdienstleitungen als FDL bezeichnet) Geyer führt aus, dass mit der Präsentation (Anlage zum Protokoll) neben der Zeitschiene die Chancen, aber auch die Risiken der Einführung der neuen Fachsoftware innerhalb eines Jahres als Ersatz für die zwei bestehenden Fachprogramme dargestellt werden sollen.

Zunächst skizziert sie die Herausforderung der Ausgestaltung bzw. Kombination von Präsenzschulungen und dem zeitlich variabler nutzbaren Online-Lernsystem.

Bei den Teilprojekten erläutert Frau Geyer die Vielfalt und Komplexität der Themen, deren Bearbeitung einen internen hohen Personalaufwand sowie die Zusammenarbeit mit anderen Fachdiensten der Kreisverwaltung erfordert. Neben der Implemtierung sind im Tagesgeschäft sowie bei der Einführung des Echtbetriebs die Betreuung der rund 10.000 Leistungsberechtigten sowie die Erfüllung der Statistikanforderungen sicherzustellen.

Zur Unterstützung der Mitarbeitenden werden moderne Wege eingesetzt. Als ein Baustein des im Projekt installierten Akzeptanzmanagements wurde ein Blog eingerichtet, der die wesentlichen Aktivitäten beschreibt.

Beim Schulungskonzept für alle Mitarbeitenden vor dem Echtbetrieb sollen die internen Trainerinnen/Trainer bzw. Multiplikatoren auch eine Fortbildung in den Bereichen Präsentation und Moderation erhalten. Zur Ausgestaltung der Schulung findet ein aktiver Ausstausch mit anderen kommunalen Jobcentern statt.

Eine besondere Herausforderung ergibt sich aufgrund der bundesweit erstmaligen Datenmigration in einem Jobcenter aus dem im Leistungsbereich eingesetzten Fachprogramm OPEN. Trotz der aktuell positiven Bewertungen der Datenqualität und Migrationsläufe kann es zu Verzögerungen kommen. Aufgrund der praktischen Erfahrungen anderer kommunaler Jobcenter weist FDL Geyer auch auf die Risiken einer mögliche Komplettschließung für mehrere Tage, einer möglichen längeren Bearbeitungsdauer und einer potentiellen Unzufriedenheit der Leistungsberechtigten hin.   

Abschließend betont FDL Geyer noch einmal die Bedeutung der Mitarbeitenden. Ziel ist es, diese wichtige Ressource durch diverse Maßnahmen und Unterstützungen zu halten.

Auf die Frage von KTA Kirchmann zum Ende der Transformationsphase verweist FDL Geyer zunächst noch einmal auf die Bedeutung der Wertschätzung der Mitarbeitenden und deren Bindung an das Jocenter. Das Ziel eines paralell laufenden zusätzlichen Projektes mit dem Referat Digitalisierungs- und Infrastrukturprojekte ist die Unterstützung der Mitarbeitenden durch eine automatische Datenübernahme der Erst- und Weitergewährungsanträge mit Einführung des Echtbetriebes.

Aktuell müssen die Daten der über das Onlineportal Openrathaus digital eingereichten Erst- und Weitergewährungsanträge noch manuell in das Fachprogramm übernommen werden.

KTA van Leeuwen fragt, wie die Mitarbeitenden gehalten werden sollen. FDL Geyer beschreibt zunächst das Format „Come together“ für neue Mitarbeitende. Durch eine strukturierte Einbindung der Auszubildenden ist es gelungen, das Aufgabenspektrum positiver und als interessant darzustellen. So konnten nach Abschluss der Ausbildung bereits mehrere neue Kolleginnen und Kollegen für das Jobcenter gewonnen werden. FDL Geyer informiert abschließend über diverse Fortbildungsmöglichkeiten und die hohe Resonanz bei außerdienstlichen Aktivitäten. 

Da keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, stellt der Vorsitzende, KTA Marotz, fest, dass der Ausschuss Kenntnis genommen hat.