Vorlage - 2010/160  

Die Einführung der eVergabe in der Kreisverwaltung gehört zu den Teilzielen des eGovernment- Masterplans des Landkreises Peine – Teilprojekt 008. Dabei handelt es sich um die konsequente Fortsetzung der Modernisierung der Kreisverwaltung verbunden mit ausdrücklicher Bürgerorientierung. Der Landkreis hat sich dabei für das Verfahren der „Deutschen eVergabe“ der Healy Hudson GmbH entschieden. Die Deutsche eVergabe ist Bekanntmachungs- u. Vergabeplattform für Deutschland. Mit der Deutschen eVergabe kann jedes Vergabeverfahren durchgeführt werden. So können Unternehmer seit dem 01.Juli an Ausschreibungen der Bundesbehörden nur noch elektronisch teilnehmen. Das weist darauf hin, dass die eVergabe die Vergabe der Zukunft ist

Sobald die Vorbereitungen für die Einführung der Anwendung abgeschlossen sind, d.h. Implementierung, Administration, Schulung aller zu beteiligenden Anwender der Kreisverwaltung, Durchführung von Informationsveranstaltungen für Unternehmen bzw. Bieter u. auch der kreisangehörigen Kommunen (so könnte das System der eVergabe –Bekanntmachungsportal u. Vergabemanagementsystem- auch von den  Gemeinden genutzt werden), soll die Anwendung der Kreisverwaltung ab 2011 zur Verfügung stehen und auch zum Einsatz kommen. Ziel ist es bis Ende 2012 die überwiegende Zahl der Ausschreibungs- u. Vergabeverfahren der Kreisverwaltung über die eVergabe abzuwickeln, da der Gesetzgeber die eVergabe bisher nicht zur alleinigen Verfahrensbedingung gemacht hat. Das bedingt wiederum von Anfang an bei den Unternehmen mit den Vorteilen dieser modernen Anwendung eine entsprechend hohe Akzeptanz einzuwerben. Mittelfristig soll die eVergabe die papiergebundenen Verfahren ablösen u. ersetzen.

Bei der eVergabe handelt es sich um ein komplexes digitales Vergabemanagementsystem zur Durchführung von Ausschreibungs- u. Vergabeverfahren, bei gleichzeitiger Erstellung der kompletten Vergabeakte; in der auch sämtliche im Verfahren anfallende Papierschriftstücke übernommen u. eingereichte papiergebundene Angebote nach erfasst werden können. Damit geht das System konform mit der von der Kreisverwaltung verfolgten Strategie der sukzessiven Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS). Darüber hinaus wird damit eine Bekanntmachungs- u. Vergabeplattform bereitgestellt, auf der die Ausschreibungen bzw. Ausschreibungsunterlagen den Marktteilnehmern  bzw. den Unternehmen - (digital) zur Verfügung gestellt werden, und auf der sie als Bieter ihre Angebote ebenfalls (digital) abgeben können. Geplant ist dabei auch ein regional ausgerichtetes Portal im Sinne einer regionalen Mittelstands- u. Wirtschaftsförderung.

Das System soll die Abwicklung eines vollständigen Ausschreibungs- u. Vergabeverfahrens auf elektronischem Wege ermöglichen. Dabei soll der gesamte Vergabeprozess, von der Vorbereitung bis zum Zuschlag über das System rechtskonform abgewickelt werden. Alle Vergabearten und Verfahren nach VOB, VOL und VOF sollen berücksichtigt werden. Es sollen alle Ausschreibungsunterlagen (Vordrucke, Leistungsverzeichnisse, Pläne, weitere Anlagen etc..) auf eine geschützte Vergabeplattform im Internet gestellt werden können. Interessierte Firmen bekommen über ein Internetportal die Möglichkeit die Bekanntmachungsdetails anzusehen und sich für die Ausschreibung zu registrieren. Das System unterstützt den Bieter über Assistenten bei der Abgabe eines formal korrekten Angebotes. Die fertigen (elektronisch signierten) Angebote werden wieder auf die Internetplattform zurückgeladen und dadurch elektronisch abgegeben. Die Angebotseröffnung und Bewertung bei der Vergabestelle erfolgt am PC. Ergänzend soll eine Bekanntmachungsplattform zur Nutzung bereitgestellt werden, auf dem die ausschreibende Verwaltung als auch zugehörige Gemeinden, Eigenbetriebe/Anstalten des ö. R. etc. ihre Bekanntmachungen kostenfrei publizieren, und Ausschreibungsunterlagen für den Download durch interessierte Bieter bereitgestellt werden können.

Dabei wird auch die gesamte verwaltungsinterne Prozesskette eines Ausschreibungs- u. Vergabeverfahrens, angefangen von der Erstellung des Vergabeauftrages u. der Ausschreibungsunterlagen durch die einzelnen Dienststellen - als sog. Beschaffungsstellen – der Kreisverwaltung (ggf gemeinsam mit deren externen Erfüllungsgehilfen), sowie der damit einhergehenden Genehmigungsprozesse , über die Bekanntmachung der Ausschreibung, der Angebotsöffnung u. Angebotswertung, bis hin zum Zuschlag, unterstützt. Grundlage bzw. Ausgangslage für die dabei insgesamt abzuwickelnden Prozesseschritte bildet das in der Kreisverwaltung installierte Konzept der zentralen Beschaffung über die Zentrale Vergabestelle.

Eine vor diesem Hintergrund mit dem Verfahren bei jedem Arbeitsschritt einhergehende Plausibilitätsprüfung stellt sicher, dass kein vergaberelevanter Arbeitsschritt unberücksichtigt bleibt. Damit wird die Durchführung eines rechtssicheren Vergabeverfahrens bzw. Prozessführung bei umfassender Dokumentation der einzelnen Entscheidungsschritte gewährleistet; bei gleichzeitiger  Berücksichtigung aktueller vergaberechtlicher Änderungen bzw. Vorgaben.

Eine umfassende im System hinterlegte Vorlagen u. Formularverwaltung, sowie die Wiederverwendbarkeit von Ausschreibungsmustern, ermöglichen einen hohen Automatisierungsgrad und somit effiziente Vergabeverfahren.

So werden auch die Unternehmen bzw. Bieter während des gesamten Verfahrens durch das System unterstützt Es ermöglicht ihnen eine schnelle Recherche der Ausschreibungsunterlagen (Leistungsbeschreibung, Pläne etc.). Bieterfragen werden über ein Fragen- u. Antwortenforum gestellt u. beantwortet. Gleichzeitig erhalten die damit einhergehenden und für das Verfahren wichtigen Informationen alle anderen Bieter/Teilnehmer. Damit wird ein hohes Maß an Kommunikation u. Information zwischen Vergabestelle u. Bieter in höchst effizienter Weise sichergestellt. Es hilft dem Bieter bei der Einhaltung formaler Vorgaben u. Einhaltung von Fristen u. trägt damit zur Vermeidung rein formaler Fehler bei der Angebotserstellung u. Abgabe bei.

Die eVergabe ist danach insgesamt eine moderne sowie auch effiziente u. bürgerfreundliche Anwendung  zur Abwicklung rechtskonformer Ausschreibungs- u. Vergabeverfahren. Ausschreibungen u. Vergaben zur Beschaffung von Lieferungen u. Leistungen sind erforderlich, damit der LK Peine die ihm zugewiesenen und freiwilligen Aufgaben erledigen kann. Insoweit handelt es sich bei dem Produkt um eine Sekundäraufgabe zur Erfüllung von Primäraufgaben des Landkreises Peine. Die Zentrale Vergabestelle gewährleistet dabei die rechtssichere Vergabe öffentlicher Aufträge; unter gleichzeitiger Beachtung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit bei der Mittelverwendung, was insgesamt zu mehr Kostenbewusstsein und Kosteneinsparungen führt.

Zur Disponibilität dieses Produktes wird auf die Ausführungen der Power Point Präsentation verwiesen. Diese ist der Vorlage als Anlage beigefügt

Zur Fortführung des Handlungsschwerpunktes

Entwicklung eines Pilotprojektes zur Schaffung einer gemeinsamen Vergabestelle (für LK u. Gemeinden) wird auf die Ausführungen in der Vorlage 106/2010 – behandelt im Ausschuss am 17.08.2010 – verwiesen.