Vorlage - 2014/155  

Die CDU beantragte mit ihrem Antrag vom Juli 2014 Informationen zu folgenden Punkten:

a ) Sachstandsbericht über die aktuell geforderte und umgesetzte Optimierung von mittelfristigen Zielen ( nach den Smart - Kriterien )

b ) Vorstellung des geforderten Systems zur zentralen sowie strategischen Steuerung / Aufgabenkritik für die Gebäudewirtschaft

c ) Sachstand über den Abbau des doppelten „Overheadbereichs" bei der Gebäudereinigung des lWB

Die CDU begründet im Weiteren ihren Antrag wie folgt:

lm Interesse einer transparenten Haushaltsführung und um der Verantwortung einer mitverantwortlichen haushaltsrechtlichen Mandatswahrnehmung gerecht werden zu können, bedarf es der umfassenden und vertieften Möglichkeiten, sich zu informieren. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Prüfungsberichte, die das Augenmerk auf evtl. Defizite lenken.

Einleitend ist zur Begründung dieses Antrags festzustellen, dass durch die regelmäßigen und umfassenden Berichte des Immobilienwirtschaftsbetriebs (IWB) sowohl unterjährig, als auch insbesondere im Zusammenhang mit den Haushaltsberatungen am Ende des Jahres, der Bauausschuss von der Verwaltung  umfassend über die Aktivitäten des Immobilienwirtschaftsbetriebs unterrichtet worden ist und auch weiter werden wird.

Darüber hinaus werden die Sitzungen oft an unterschiedlichen Sitzungsorten durchgeführt, um den Ausschussmitgliedern Gelegenheit zu geben, die Realisierung der vom Kreistag beschlossenen Vorhaben in Augenschein zu nehmen.

Die fiskalische Transparenz der Haushaltsführung ergibt sich insbesondere aus der doppischen Haushaltsführung, die der Immobilienwirtschaftsbetrieb schon lange vor der gesamten Verwaltung implementiert hatte (nach HGB).

Die CDU Kreistagsfraktion hatte vor kurzem darüber hinaus Einsicht in die vom Immobilienwirtschaftsbetrieb geführten Grundakten für die mittel- und langfristige Konsolidierung und nachhaltige Bewirtschaftung der kreiseigenen Liegenschaften genommen und sich durchaus zufrieden geäußert.

Grundsätzlich verfolgt der Immobilienwirtschaftsbetrieb eine nachhaltige Gebäudewirtschaft im Sinne eines modernen Facility-Managements.

„Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört.“

Das Anforderungsprofil an den Immobilienwirtschaftsbetrieb und damit an die verantwortlichen Mitarbeiter lässt sich in drei Hauptgruppen gliedern:

Bautechnisches Gebäudemanagement

Servicedienste (Hausmeisterdienste, Sicherheitsdienste, Ver- und Entsorgung in Objekten)

Kaufmännisches Management (Flächenmanagement, Objektbuchhaltung, Investition und Finanzierung)

Der IWB in seiner jetzigen Form besteht seit 01.01.2004 und wurde mit dem Ziel der Schaffung eines effizienten Immobilienmanagements durch Bündelung aller mit den Immobilien des Landkreises verbundenen Angelegenheiten und zu erledigenden Aufgaben in einer Organisationseinheit eingerichtet.

Seine Kernaufgaben bestehen in der Errichtung, Sanierung, Bewirtschaftung und Bereitstellung der Immobilien für die Nutzer (Fachdienste) auf der Grundlage eines Vermieter/Mieter Modells, mit der Ausnahme des Schulden- u. Liquiditätsmanagement durch die Kämmerei bzw. Kasse.

Er ist im Haushaltsplan mit einem eigenständigen Produkt enthalten, das sämtliche Bewirtschaftungskosten einer Immobilienwirtschaft widerspiegelt (Personal, AfA, Zinsen, Bauunterhaltung, Nebenkosten). Des Weiteren werden auch Aktiva und Passiva gezielt für den IWB für eine Teilbilanz geführt.

Als Sekundär-Dienstleister hat der Immobilienwirtschaftsbetrieb die vornehmliche Aufgabe alle Fachdienste der Kreisverwaltung als Nutzer von Liegenschaften zu entlasten und für die gesamte Verwaltung somit Effizienzvorteile zu generieren.

Der Immobilienwirtschaftsbetrieb hat daher selbst keinen unmittelbaren Einfluss auf Investitionen, Neubauentscheidungen und Umbauentscheidungen, die regelmäßig durch die Nutzer ausgelöst werden und von den politischen Gremien im Zuge der Haushaltsberatungen etatisiert und beschlossen werden.

Die Weiterentwicklung des Immobilienwirtschaftsbetriebs durch Anpassung und Optimierung der Aufbauorganisation und Ablauforganisation ist ein stetiger Prozess, der permanent verfolgt wird.

Im Vordergrund stehen die Nutzerzufriedenheit vor allem im Dienstleistungsbereich und die Beibehaltung von Qualitätsstandards.

Die vor einigen Jahren durchgeführte Organisationsveränderung mit Einführung einer technischen Fachdienstleitung und einer direkten Stellvertretung im Verwaltungsbereich hat wahrnehmbar die Produktivität und die Qualität der Arbeit des Immobilienwirtschaftsbetriebs und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Daran hat auch die Übernahme der städtischen Schulen nichts geändert.

Generell wird von den Schulleitungen ein sehr positives Feedback u.a. bei den jährlich stattfindenden „Mieterbesprechungen“ gegeben.

Einsparpotentiale und Prozessoptimierungen werden systematisch und permanent reflektiert.

Beispielhaft soll hier der Bereich der Reinigung genannt werden. Hier wurden die bestehenden Strukturen grundlegend geprüft und Verbesserungen im Ablauf nicht nur offengelegt, sondern realisiert. Die Optimierung der Eigenreinigung wurde aufgrund einer Initiative der Verwaltung durch die Politik ausführlich beraten und kann nun Zug um Zug umgesetzt werden.

Auch bei den Hausmeisterdiensten wurden Optimierungen vorgesehen, beispielsweise durch Einführung von Handbüchern, die die tägliche Arbeit  der Hausmeister erleichtern und als Nachweis für Wartung und Kontrolle genutzt werden.

Die Organisation und Durchführung der Prüfung der Elektrokleingeräte ist aufgebaut worden.

Für die Optimierung des Grundstücks- und Flächenmanagements ist eine kreisinterne Arbeitsgruppe eingerichtet worden.

Auf die Erfolge im Bereich des kommunalen Energiemanagements soll an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Diese werden als bekannt vorausgesetzt und in Kürze durch einen Energiebericht für das Jahr 2013 erneut verdeutlicht.

Die überörtliche Kommunalprüfung hat in der Zeit vom 26.11.2012 bis zum 04.12.2012 und vom 9.1.2013 bis zum 23.1.2013 bekanntermaßen eine überörtliche Orientierungsprüfung gemäß den Paragraphen 1 bis 4 NKPG durchgeführt.

Ziel dieser Orientierungsprüfung war es, die von der überörtlichen Kommunalprüfung in Vorbereitung getroffenen Annahmen mit der konkreten Situation vor Ort im Landkreis Peine abzugleichen.

Diese Prüfung sollte als  Basis und Ausgangspunkt für eine in Gesamt-Niedersachsen durchzuführende Prüfung in vergleichbaren Gebietskörperschaften dienen.

Der Originalprüfbericht ist dem Kreistag durch den Landrat vorgelegt worden.

Zu den einzelnen Punkten des Antrags der CDU vom 08.07.2014 wird, dies vorausgeschickt, wie folgt Stellung genommen

Zu a)

Hinweis:

SSpezifisch  Ziele müssen eindeutig definiert sein

MMessbar     Ziele müssen messbar sein

AAkzeptiert   Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert sein

RRealistisch  Ziele müssen möglich sein.

TTerminiert   zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss.

Die für den Immobilienwirtschaftsbetrieb gesetzten Ziele im Haushalt entsprechen abstrakt gesehen möglicherweise in der Tat noch nicht vollständig den SMART Kriterien.

Die Ziele des Immobilienwirtschaftsbetriebs richten sich im Rahmen der vom Kreistag gesetzten Ziele generell auf die wirtschaftliche und nachhaltige Bewirtschaftung des von den Nutzern genutzten Gebäudebestandes.

Dabei setzt der Kreistag durch die Etatisierung den finanziellen Rahmen, setzt dabei insbesondere die Ziele, Termine und den Rahmen für Qualitätsstandards.

Es wird insoweit nicht in Zweifel gezogen, dass sich der Kreistag selbst bei der Festsetzung des finanziellen Rahmens und der Termine der Bauaufgaben an die SMART Ziele hält.

Dies hat für die operative Abwicklung der Bau-Aufgaben durch den Immobilienwirtschaftsbetrieb prägenden Charakter.

Zu b)

Der Immobilienwirtschaftsbetrieb verwaltet mittlerweile sämtliche Gebäude die im Eigentum des Landkreises stehen, ebenso die städtischen weiterführenden Schulen.

Lediglich die Fachdienste für 21 und 25 sind noch für einige unbebaute Grundstücksflächen zuständig.

In einer Arbeitsgruppe wird kreisintern geprüft, ob eine Zentralisierung der Bewirtschaftung der Flächen zwingend erforderlich ist. Bisher zeichnet sich nicht ab, dass dies der Fall ist.

Zu c)

Der Aspekt eines doppelten Overheads im Bereich der Gebäudereinigung marginalisiert sich mit dem absehbar weiteren Rückgang der unmittelbar vom Landkreis beschäftigten Eigenreinigungskräfte.

Im Übrigen wird in diesem Zusammenhang auf die Vorlage von 65/2014 sowie deren Anlage 2 verwiesen.