Vorlage - 2012/143  

In einer zweijährigen, freiwilligen Probephase werden mindestens 10 Kreistagsabgeordnete ihre Kreistagsarbeit papierlos durchführen.

Im Ausschuss für zentrale Verwaltung und Feuerschutz geänderter Beschlussvorschlag:

Die Kreistasabgeordneten können ihre Kreistagsarbeit künftig auf freiwilliger Basis papierlos durch­führen.

Die betreffenden Kreistagsabgeord­neten erhalten hierfür eine zusätzliche Aufwandsentschädigung von 20,00 €/mtl. Die Probephase soll ab dem 01.01.2013 starten. Darüber hinaus wird die Verwaltung bis zur nächsten Wahlperiode ein neues Software-Produkt, das anwenderfreundlicher ist, vorstellen.

Der Verwaltung liegt der als Anlage beigefügte Antrag der Gruppe FDP/Piraten vom 06.09.2012 vor. Der Antrag zielt darauf ab, die gesamte Kreistagsarbeit künftig digital zu gestalten. Dies würde die Tätigkeit der Kreistagsabgeordneten nachhaltig verändern. Zurzeit werden sämtliche Sitzungsvorlagen, Einladungen, Informationsschreiben etc. in Papierform übersandt. Wollte man dies ändern, sollte ein Weg gefunden werden, mit dem sich alle Kreistagsabgeordnete anfreunden können, zumal eine solche Umstellung nur mit Zustimmung eines jeden einzelnen Kreistagsabgeordneten erfolgen kann.

Es ist bereits jetzt möglich, mit der Software PV-Rat alle Sitzungsunterlagen im Intranet abrufen zu können. Hiervon machen einige Kreistagsabgeordnete bereits jetzt Gebrauch. Dabei wurde in der Vergangenheit die Software PV-Rat sowohl von Kreistagsabgeordneten als auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kreisverwaltung als schwer händelbar eingestuft.

Im Rahmen der Entscheidungsfindung zu diesem Thema wurde überprüft, wie andere Landkreise digitale Kreistagsarbeit durchführen. Es wird wenig überraschen, dass festgestellt wurde, dass die Landkreise in Niedersachsen sehr unterschiedliche Wege gehen, aber auch einen unterschiedlichen Entwicklungsstand aufweisen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die meisten Landkreise, so wie der Landkreis Peine, ihren Kreistagsabgeordneten die Möglichkeit einräumen, die Sitzungsunterlagen über das Intranet abzurufen. Lediglich in Einzelfällen gestalten Landkreise ihre Kreistagsarbeit bereits jetzt papierlos.

Bei den Vorüberlegungen der Verwaltung zu diesem Thema war daher von Anfang an klar, dass nur ein schrittweiser Übergang zur papierlosen Kreistagsarbeit möglich ist. Dies bedeutet, dass bis auf Weiteres zunächst Sitzungsunterlagen auch in Papierform erstellt werden müssen. Nach Auffassung der Verwaltung ist es am zielführendsten, wenn bei der digitalen Kreistagstätigkeit jeder Kreistagsabgeordnete seine eigene Hardware benutzt. Es ist natürlich auch denkbar, dass die Verwaltung die Hardware für die Kreistagsabgeordneten beschafft. Dies würde jedoch dazu führen, dass individuelle Regelungen, die jede/r einzelne User/in für sich reklamieren wird, nicht möglich sein werden. Schon jetzt ist erkennbar, dass einzelne User/innen Tablets bevorzugen, andere wieder mit Notebooks arbeiten. Im Übrigen würde eine zentrale Beschaffung durch die EDV des Landkreises auch den Support durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachdienstes EDV bedingen. Dies ist jedoch personell nicht leistbar.

In der Probephase soll daher zunächst ausgelotet werden, welche Erfahrungen die ausgesuchten Kreistagsabgeordneten mit der digitalen Kreistagsarbeit machen.

Nach Abschluss der Probephase wird auch eine Entscheidung darüber zu treffen sein, ob und in welcher Höhe das Einbringen der Hardware durch die Kreistagsabgeordneten finanziell entschädigt wird. Vorstellbar wäre hier, dass zu Beginn der Legislaturperiode eine Pauschale ausgekehrt wird.

Im Rahmen dieser Probephase müssen auch Lösungen dafür gefunden werden, wie Bürgermitglieder mit Sitzungsunterlagen versorgt werden, wollte man die Versendung in Papier einstellen. Das Gleiche gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, denen es bisher auch nicht möglich ist, in den Sitzungen papierlos zu arbeiten.

Insgesamt ist zu betonen, dass das Thema „papierlose Kreistagsarbeit“ viele Facetten beinhaltet, die hier im Detail nicht erörtert werden können. Angesichts dessen hält es die Verwaltung für sinnvoll, zunächst erst einmal nach dem Grundsatz „learning by doing“ zu verfahren. Die Umstellung sollte jedoch nicht hart erfolgen, sondern weich, um so allen anderen Kreistagsabgeordneten auch deutlich zu machen, dass man kein EDV-Experte sein muss, um papierlos zu arbeiten. Andererseits wird die Probephase nur dann belastbare Ergebnisse liefern, wenn zumindest ein namhafter Teil des Kreistages hieran teilnimmt. Deshalb die Mindestzahl von 10 Kreistagsabgeordneten. Dabei spielt die Frage, aus welchen Fraktionen diese Kreistagsabgeordneten kommen, sicher eine untergeordnete Rolle.

Die Kreistagsabgeordneten, die sich zur digitalen Kreistagsarbeit bereit erklären, müssten sich bestimmten Spielregeln unterwerfen. So wären sie für die Themen Datensicherheit, Datenschutz und das „Abholen“ der Sitzungsunterlagen aus dem Intranet selbst verantwortlich. Die Ladungsfrist zu Sitzungen würde als gewahrt gelten, wenn die erforderlichen Dateien im PV-Rat Intranetserver freigeschaltet worden sind. Die Einzelheiten sind noch festzulegen.

Gender Check:

Das EDV-Nutzerverhalten von Männern und Frauen ist durchaus unterschiedlich. Es ist anzustreben, dass innerhalb der „Versuchsgruppe“ auch Frauen vertreten sind.