Vorlage - 2019/527  

Inhaltsbeschreibung:

Der niedersächsische Landesrechnungshof (LRH) hat im Rahmen einer überörtlichen Kommunalprüfung (Vergleichsprüfung mit anderen Kommunen) in der Zeit vom 22.10.2018 bis 25.10.2018 das Beschaffungswesen beim Landkreis Peine geprüft. Neben dem Landkreis Peine wurden weitere 11 Kommunen (LK, Städte, Gemeinden) in die Prüfung mit einbezogen.

Beschaffungen bzw. Vergaben stellen vielfältige Anforderungen an das zuständige Personal. Neben der Kenntnis der zu beschaffenden Liefer-, Dienst- und Bauleistungen und der sachgerechten Organisation der Beschaffung sind vergaberechtliche Vorschriften zu beachten, die auch der Korruptionsprävention dienen.

Prüfungsanlass war daher die Organisation des Beschaffungswesens, die Durchführung der Vergabeverfahren, sowie Maßnahmen der Korruptionsprävention bei der Vergabe. 

Organisation der Beschaffung

6 der geprüften 12 Kommunen hatten zum Prüfungszeitpunkt ihr Beschaffungswesen in einer Zentralen Vergabestelle (ZV) organisiert. In zwei Landkreisen (LK Osterholz u. LK Peine) gab es gemeinsame ZV mit den kreisangehörigen Kommunen. Der LRH sieht in der Zusammenarbeit der Landkreise mit ihren kreisangehörigen Gemeinden  in einer ZV die für alle beteiligten vorteilhafteste und wirtschaftlichste Organisationsform des Vergabewesens; insbesondere die Gewährleistung einer professionellen, rechtssicheren und zügigen Vergabeverfahrensabwicklung. Der LRH begrüßt daher die Zusammenarbeit mit den Gemeinden im LK Peine und empfiehlt auch den übrigen Landkreisen, Städten und Gemeinden die Option zu prüfen, eine gemeinsame zentrale Vergabestelle einzurichten oder ihre bestehende zentrale Vergabestelle auszubauen. Die Öffnung für andere öffentliche Bedarfsträger sollte nicht ausgeschlossen werden. Der Landkreis Peine verfügt über eine zentrale Vergabestelle, die auch die Vergaben von fünf der sieben  kreisangehörigen Kommunen und für den NLT elektronisch abwickelt. Der LRH empfiehlt eine Einbindung aller kreisangehörigen Kommunen in das Vergabemanagementsystem des Landkreises Peine.

Kritisiert wurde in diesem Zusammenhang vom LRH eine mit dem LK Peine und den Gemeinden vereinbarte 2-jährige Anpassung der Kostenerstattung. Die Kostenerstattungsregelung wurde zwischenzeitlich in Anlehnung an die jährliche Personalkostenentwicklung (Basis KGSt-Personalkostenbericht) angepasst. Insoweit erfolgt künftig eine jährliche Überprüfung und Anpassung der von den Gemeinden zur erstattenden Kostensätze.  

Ablauforganisation/Vergabedatenbank

Der Landkreis Peine erfasst in seiner zentralen Vergabestelle alle Vergabeverfahren, die er hier über das elektronische Vergabemanagementsystem durchführt. Der LRH kritisiert, dass darin nicht erfasst werden, die Vergaben, die der Landkreis außerhalb der Zentralen Vergabestelle tätigt (so die Freihändigen Vergaben durch die Dienststellen der Kreisverwaltung < 10.000 Euro Nettoauftragswert). Der LRH empfiehlt im Rahmen einer einheitlichen, revisionssicheren und datenschutzkonformen Verfahrensabwicklung, auch für diese Vergaben das elektronische Vergabemanagementsystem zu nutzen. Die ZV prüft derzeit die gegebenen Möglichkeiten für eine einheitliche elektronische Verfahrensabwicklung. Diese Möglichkeiten sind nicht mit einer verpflichtenden elektronischen Angebotsabgabe durch die Bieterunternehmen verbunden. Solange der öffentliche Auftraggeber von seinem Bestimmungsrecht, ausschließlich elektronischer Angebote zu fordern, keinen Gebrauch macht, haben die Bieterunternehmen die Wahlmöglichkeit zwischen Papierangebotsabgabe und eAngebot. 

Beschaffungsorganisation/Bündelung der Beschaffungsbedarfe

Der LRH empfiehlt unter Berücksichtigung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (insbesondere auch zur Kostenoptimierung), die grundsätzliche Prüfung zur Bündelung der Beschaffungsbedarfe und den Abschluss von Rahmenvereinbarungen für die Bedarfe der Kreisverwaltung und der Schulen (z.B. Verbrauchsmaterial). Dabei sind aber auch Möglichkeiten kommunalübergreifender Einkaufskooperationen (z.B. LK und Kommunen) mit einzubeziehen. Der Landkreis Peine ist bestrebt diese Empfehlungen in der Praxis zeitnah umzusetzen.

Korruptionsprävention          

Der LRH empfiehlt eigene Regelungen/Richtlinien zur Korruptionsprävention, vergleichbar der Antikorruptionsrichtlinie des Landes Niedersachsen. Die Kreisverwaltung ist derzeit dabei, ein Compliance Management System zu implementieren. In diesem Zusammenhang wird auch geprüft, inwieweit weitere Maßnahmen zur Korruptionsprävention einbezogen werden können.

Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes vom 23.07.2019