Auszug - Änderung der Benutzungsordnung für das Kreisarchiv  

Frau KTA Heilmann-Eschemann begrüßt zunächst die Kreisarchivarin Frau Warecka.

Bezug nehmend auf Vorlage 2021/946 erklärt Frau Warecka, dass im Wesentlichen Änderungen hinsichtlich der Möglichkeit der schriftlichen Auskünfte (§ 1) sowie der Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 3 Abs. 3) vorgenommen worden seien.

Bislang wäre eine Nutzung nur auf persönliche Anfragen begrenzt gewesen. Zudem sei die Formulierung „mit persönlichem Interesse“ aus der Neufassung gestrichen worden.

Auf Nachfrage von Frau KTA Mauer-Lambertz erklärt Frau Warecka, dass bislang keiner Person eine Nutzung verwehrt worden sei.

Auf Nachfrage von Herrn KTA Hauschke erklärt Frau Buchal, dass die personenbezogenen Daten, die die Antragstellerin/der Antragsteller angebe, verarbeitet werden könnten. Ein entsprechendes Informationsblatt, in dem auf die Datenspeicherung gem. DSGVO hingewiesen werde, bekäme jede Nutzerin/jeder Nutzer ausgehändigt.

Herr KTA Dr. Klinke bittet um Mitteilung, inwieweit das Kreisarchiv personell besetzt sei. Hier erklärt Frau Warecka, dass das Archiv derzeit lediglich in Teilzeit besetzt sei.

Sowohl Arbeits- wie auch Zeitaufwand müssten erheblich abweichend beziffert werden. Während die analoge Archivierung lediglich eine Sicherungsdigitalisierung erfordere, gelte es inzwischen, die im Jahr 2009 in der Verwaltung begonnene digitale Akte zu sichten. Dies bedeute nicht zuletzt durch die Änderung der digitalen Formate einen erheblichen Mehraufwand.

Frau Carstens stellt fest, dass aufgrund der Tatsache, dass das Kreisarchiv in den vergangenen Jahren aus dem Fokus geraten sei, die Stellenanteile hier viel zu gering bemessen wären, obwohl es sich um eine Pflichtaufgabe handele. Hier ergänzt Herr EKR Heiß, dass infolge der Unterbesetzung Aufgaben teilweise nicht erfüllt werden könnten und daher Anpassungen im Stellenplan für das kommende Jahr beantragt worden seien.

Herr KTA Hauschke bittet um Korrektur in § 3 Abs. 3: Das Archiv darf personenbezogene Daten verarbeiten.  

Beschluss:

Der Änderung der Benutzungsordnung wird damit einstimmig zugestimmt.

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig